Läs om hur VMIA använde Förändringens fyra rum för att genomföra en omfattande omorganisation, engagera medarbetarna och uppnå sina strategiska mål.
Victorian Managed Insurance Authority (VMIA) är en myndighet i Australien som försäkrar statliga tillgångar och hjälper till att hantera risker i delstatsregeringen i Victoria. Myndigheten inrättades som ett offentligt finansbolag 1996 och i skrivande stund omfattar deras portfölj försäkringar för statliga tillgångar till ett värde av 144 miljarder dollar. Bland kunderna finns delstatsregeringens departement, myndigheter och organ, samt sjukhus, högskolor, vårdcentraler, organisationer för samhällstjänster, nationalparker, museer och kyrkogårdsförvaltningar. VMIA tillhandahåller även försäkringsskydd för cirka 15 000 bostadsbyggare i Victoria genom programmet Domestic Building Insurance.
Under 2006–2007 genomgick VMIA en omfattande omorganisation med fyra mål: för det första ökat värde för kunderna, för det andra produkt- och tjänsteutveckling, för det tredje smidigare karriärvägar och möjligheter till professionell utveckling för personalen och för det fjärde förbättrad intern och extern kommunikation. Andra aspekter av förändringen innebar flytt av personal till nya kontorslokaler, förändringar av affärsinformationssystem, rekrytering av ny personal och utveckling av ett 360-graders prestationshanteringssystem.
VMIA anlitade konsultföretaget Scaffidi Hugh-Jones (numera Senate SHJ) för att ta fram en kommunikationsstrategi som skulle underlätta omorganisationen. SHJ analyserade riskerna i samband med förändringen för att säkerställa att man valde den bästa modellen för att kommunicera effekterna av förändringen. Man ville också kunna bistå och stödja cheferna genom förändringsprocessen. SHJ beslutade att arbeta med Förändringens fyra rum, som redan tidigt hade etablerats i Australien, och samarbetade med VMIA för att ta fram ett kommunikationspaket som inkluderade en genomgång för VD:n, informations- och diskussionsworkshops för alla anställda samt detaljerade planer för förändringsprocessen.
Dessutom utvecklade VMIA och SHJ ett Change Support Pack som i hög grad byggde på Förändringens fyra rum. Modellen användes för att hjälpa chefer att identifiera, analysera och hantera medarbetarfrågor. Paketet innehöll information om förändringsprocessen och var utformat för att uppmärksamma chefer på de förändringsfaser som de och deras personal eventuellt genomgick vid tidpunkten. För att främja kommunikationsprocessen utvecklade SHJ beteende- och kommunikationsriktlinjer för vart och ett av de fyra rummen.
Angela Scaffidi berättar om hur det gick
Förändringsprogram måste ge makten tillbaka till individen. Det är därför vi på Senate SHJ har anammat Förändringens fyra rum. Det är en teori som hjälper människor att reflektera över sina reaktioner på förändring och att ta ansvar för sina egna känslor och handlingar. Fyrarummaren tar hänsyn till att vi har kraftfulla personliga drivkrafter i en förändring – hopp, familj, stöd, gemenskap, firande och framgång. De som leder förändringen får också en tydligare bild av hur människor reagerar, för att bättre kunna styra förändringens riktning och takt.
Angela Scaffidi, partner och chef för förändringsarbete på Senate SHJ
Foto
Pat Whelen, Unsplash